¿Cómo generar una Cultura del Teletrabajo exitosa?

La cultura del teletrabajo exitosa se ha convertido en una modalidad absolutamente necesaria para que las empresas sigan funcionado y nos ayuden a todos a detener la propagación de la pandemia del virus COVID-19.

Contar con adecuadas habilidades, conocimientos y actitudes para el trabajo remoto desde la casa permite que los trabajadores sigan siendo productivos y mantengan el nivel eficacia para que las empresas puedan seguir funcionado en el mercado.

Por otra parte, una mala gestión del trabajo remoto desde la casa puede perjudicar a los equipos (en términos motivacionales), los niveles de venta, la relación con clientes, y sobre todo la eficiencia operativa en gestiones estratégicas de la empresa.

Los desafíos del trabajo remoto desde la casa

Cada persona de una organización que debe realizar teletrabajo desde la casa, se da cuenta que hay factores que influye en su rendimiento con los cuales deben lidiar;

• Espacio de trabajo: Hoy en día, no todas las viviendas están adaptadas para realizar teletrabajo. En este sentido, los estudios indican que al menos un 90% de quienes lo realizan utilizan espacios comunes como el living o comedor. Esto conlleva a un alto grado de adaptabilidad, debido al tránsito de otros familiares, ruidos o modificar el espacio para horarios de merienda.
• Familia: La atención y concentración que requieren familiares (especialmente niños y adultos mayores), genera el desgaste de un nivel mayor de energía que no se utilizaba en espacios laborales de oficina. La adecuada comunicación y establecimiento de compromisos y responsabilidades se hace necesario para generar rutinas de trabajo cómo si fuera una oficina.
• Tecnologías de Comunicación: Adaptarse a la comunicación a distancia no es igual para todos, más si las tecnologías o instrumentos no son los adecuados. En una comunicación efectiva por teletrabajo se deben escoger en relación a la cantidad de participantes, asegurando la adecuada conexión al punto de red, eliminando en lo posible los ruidos, verificando las mejores herramientas de software para los hardwares relacionados (computador, cámara, cintillo auricular, micrófono entre otros).

Posibilidades del Trabajo remoto desde la casa

Para quienes han logrado resolver los dilemas del trabajo a distancia y además han desarrollado las competencias necesarias , el trabajo remoto otorga beneficios como los siguientes;

• Aumento de Productividad en el teletrabajo: Al generar estrategias de gestión personal eficiente, han desarrollado mecanismos más productivos que trabajando en una oficina. Esto porque no pierden tiempos de desplazamientos, reuniones innecesarias, recepción de proveedores, entre otras. Además, logran combinar las herramientas tecnológicas necesarias de seguimiento de tareas diarias, semanales y mensuales.
• Beneficio de Calidad de Vida en el trabajo remoto: Permite evitar tiempos de traslado (que en promedio son 1,5 hrs por día). Facilita estar cerca de los seres queridos, evitar posibles contagios y desempeñarse con todas las comodidades del hogar.
• Nuevos desafíos – Nuevas competencias:Facilita el desarrollo de nuevos sistemas de trabajo, habilidades, conocimientos y actitudes para un buen desempeño. En este sentido, las personas que generar un alto rendimiento en el trabajo desde la casa, cuentan con alto desarrollo de; autonomía, organización y planificación, gestión de herramientas informáticas, reuniones efectivas, comunicación efectiva y proactividad.

Es fundamental formar una nueva cultura organizacional de trabajo a distancia apoyado en herramientas efectivas, procesos simples, desarrollo de competencias y motivación constante para que la adaptabilidad de los trabajadores sea rápida y genere rendimientos adecuados.

Las claves para una cultura del teletrabajo exitosa 

El cambio desde el trabajo de oficina al teletrabajo en casa, requiere un proceso de adaptación natural (que muchas veces no es tan rápido). Al mismo tiempo que generar normas y procesos de gestión humana para hacer más eficiente el día a día.  Es por ello que a continuación, se indican las claves para una cultura del teletrabajo exitosa:

Incorporación de nuevos empleados:

Cuando algunas empresas realizan reclutamiento y selección de personal para una vacante de un cargo específica, se omite evaluar las competencias laborales necesarias para el trabajo a distancia, quedándose sólo en lo buenos que son técnicamente o la experiencia que tiene el candidato. Esto último puede ocasionar que no demuestren su desempeño laboral real por baja capacidad de la competencia de trabajo remoto. Para mitigar este problema, una buena práctica es contar con nuestros servicios de reclutamiento y selección experta y Head Hunting Ejecutivo donde evaluamos tanto la personalidad, el perfil psicolaboral, las competencias y sobre todo la adaptación al contexto actual. Por otra parte, cuando el candidato ya seleccionado inicia su trabajo a distancia (sin un proceso adecuado de inducción corporativa) desconoce la cultura organizacional de la empresa y la forma de trabajo que se le requiere cometiendo errores por desconocimiento.

Normas del trabajo remoto:

Al iniciar el trabajo remoto con un grupo de colaboradores, es importante que el líder indique lo indispensable en términos de:

1. Vestimenta: Indicar si se requiere uso formal o no.
2. Puntualidad: Solicitar puntualidad al iniciar una reunión con el funcionamiento de la comunicación ya verificada.
3. Comida – Merienda: Dejar claro la posibilidad de comer o beber líquidos durante una teleconferencia.
4. Preparar reunión: Indicar qué espera de cada miembro antes de una reunión.
5. Turno para comunicarse: Ser cordial y pedir la palabra con señas antes de hablar, para que la comunicación sea fluida.
6. Utilizar medios demostrativos: Mostrar presentación o planilla de datos compartida para que se entienda lo que se explica.
7. Canales de comunicación: Indicar los canales abiertos de comunicación y su posible uso (correos, mensajería instantánea o video conferencia).
8. Minuta y seguimiento: Generar una minuta con los temas más importantes y tarea de cada miembro. Además el tiempo en que se hará seguimiento.

Reuniones Motivacionales – Interacción Positiva

Se recomienda que de forma periódica el Líder genere reuniones motivacionales con el equipo para sentir el clima laboral en sus respectivas funciones y cómo él/ella los puede ayudar. Por otro lado, sirve para interiorizarse de la realidad específica de cada contexto que incide en el desempeño laboral. Por último, sirve para celebrar actividades importantes como los cumpleaños. Una buena práctica concreta es enviar un regalo y que lo abra en videollamada con todos los compañeros. El diagnostico de clima laboral y posterior intervención es la clave para mantener un equipo motivado.

Gestión del Desempeño Laboral

Antes de la pandemia del coronavirus en Chile, muchos trabajadores no habían podido realizar trabajo a distancia. Por ende, para algunos le es más difícil adaptarse a esta nueva modalidad, careciendo de autogestión adecuada o manejo de herramientas eficaces.

Por ello, se recomienda que una vez al mes se realice una videoconferencia. Para comprobar su nivel de cumplimiento, felicitarlo y/o sugerirle ciertas acciones de mejoras.

En este punto es esencial conocer la realidad detrás de cada persona. Ya que el contexto familiar, doméstico o de recursos (como la cantidad de computadores en el hogar) inciden en la gestión del desempeño.

Para ello, se requiere que el perfil del cargo por competencias esté correctamente diseñado y conocido tanto por el líder como por el trabajador a cargo. Si no tienes los perfiles del cargo por competencias, podemos ayudarte.  Por otra parte, una buena ayuda para la gestión del desempeño empresarial es el coaching ejecutivo laboral para potenciar a cada líder en el cumplimiento de sus metas.

Capacitaciones de Competencias para el trabajo a distancia

Las competencias son las actitudes, habilidades o conocimientos para un óptimo desempeño de un cargo específico. Éstas varían de acuerdo al cargo, el objetivo a alcanzar y la forma de trabajo. En este sentido, el teletrabajo requiere que líderes y colaboradores puedan desarrollar rápidamente competencias que los permitan auto gestionarse, como las siguientes:

1. Autonomía: La capacidad de trabajar de forma independiente sin supervisión directa, conservando la motivación, responsabilidad y compromiso acorde al cargo.
2. Planificación y Organización: La habilidad de ordenar su agenda diaria y semanal cumpliendo las tareas encomendadas. Hacer eficiente el uso de los recursos y su tiempo propio.
3. Proactividad: Implica la actitud de anticiparse a posibles problemas o trabajos que se deban hacer. Además, proponer ejecución de tareas que traerán mayor eficiencia o eliminarán posibles errores.
4. Compromiso Organizacional: Aceptar los objetivos de la empresa como propio y dar lo máximo de sí para alcanzarlos. Esto quiere decir no sólo preocuparse de hacer las tareas encomendadas, sino de dar un valor agregado al funcionamiento de la organización.
5. Emprendimiento: Implica la capacidad de crear nuevas vías de acción y encontrar soluciones innovadoras a problemas con recursos limitados. Un ejemplo de ésta, es una empresa de telas deja de fabricar poleras a fabricar mascarillas para adaptarse a los cambios del entorno.

Ayuda para diseñar una cultura del trabajo a distancia

Para el desarrollo efectivo de estas competencias, Tomic Consultores cuenta con cursos de capacitación a distancia y talleres de capacitación online realizado tanto para empresas medianas y grandes a nivel nacional. Éstos destacan por ser práctico experienciales y utilizar técnicas de neurociencias y coaching para desarrollar las competencias, si deseas conocer algunos de nuestros cursos, haz click aquí.

En suma, la nueva forma de trabajar a distancia requiere otra forma de liderar de forma más positiva  y generando un acompañamiento no sólo del cumplimiento de las tareas de los colaboradores sino proporcionar instancias del desarrollo de competencias necesarias para que sean completamente eficaces demostrando buen desempeño.

Para ello, es importante generar anualmente un diagnóstico de necesidades de capacitación lo cual proporcionará específicamente los conocimientos, actitudes o habilidades que deben ser potenciados en cada uno para un excelente desempeño. La ventaja de ello es que se asegura un buen rendimiento a mediano plazo y se genera compromiso organizacional con los trabajadores a distancia, puedes conocer más detalles del diagnóstico de necesidades de capacitación , aquí.